Empieza por el extracto, no por el total de ventas del panel
Selecciona la tienda, la moneda y el intervalo de fechas de extractos en Finanzas > Extractos. La guía oficial distingue la vista de extractos de la vista de pedidos, que puede mostrar todos los extractos asociados a un pedido. Conserva el archivo exportado como fuente y añade los cálculos de trabajo por separado.
Registra el identificador, la fecha y el estado del extracto, el importe de liquidación y la referencia de pago. Usa las definiciones actuales de los campos de la cuenta: las etiquetas pueden cambiar y la guía contiene una notación resumida incoherente para los signos de ajustes. Conserva el signo de cada operación en lugar de programar todos los ajustes como deducciones.
Identifica qué pregunta responde cada registro
El extracto explica una agrupación de hechos de liquidación. Las filas de pedidos explican las ventas, comisiones y ajustes que hay detrás. El registro de pago explica un movimiento de fondos intentado o completado. Un registro no sustituye a otro solo porque compartan un importe.
Conserva las fechas de creación del pedido, entrega, extracto y pago cuando estén disponibles. La política financiera de la UE define los plazos de liquidación respecto a la entrega, con periodos que dependen de la cuenta. El producto puede haberse entregado mientras el dinero sigue pendiente de liberación.
| Registro | Pregunta principal | Clave útil para relacionar registros |
|---|---|---|
| Pedido / SKU | ¿Qué venta y costes generaron este importe? | Identificador de pedido + SKU + evento |
| Extracto | ¿Qué eventos se agruparon en la liquidación? | Identificador de extracto |
| Pago | ¿Qué transferencia se inició? | Identificador de pago |
| Movimiento bancario | ¿Qué transferencia llegó y por qué importe? | Referencia bancaria + moneda + fecha |
Desglose hipotético de un extracto con pago posterior
Supongamos que el extracto seleccionado contiene €1.000 de ventas netas, €80 de deducciones de envío, €120 de comisiones y un ajuste positivo de €15. La liquidación prevista es €815. Son cifras hipotéticas sobre la base del informe de plataforma, no ingresos contables sin impuestos.
Si el pago sigue procesándose, un extracto de €815 puede estar conciliado internamente antes de que aparezca el abono bancario. Si un pago posterior agrupa o referencia otros extractos, usa su relación real en lugar de suponer que cada extracto corresponde a un único movimiento bancario.
Liquidación hipotética = €1.000 − €80 − €120 + €15 = €815Investiga un abono bancario ausente o de importe distinto
Comprueba primero el estado y la referencia de pago; después, la moneda y la fecha bancaria. Un estado pendiente, en proceso o fallido responde a una pregunta distinta de si el cálculo de comisiones era correcto. No registres una segunda venta cuando el mismo pedido reaparezca en un ajuste posterior.
Ante una diferencia, separa los desfases temporales, registros ausentes, importaciones duplicadas, ajustes con signo y efectos de moneda. Mantén los importes pendientes en una lista de incidencias con sus identificadores de origen; una cifra genérica en Otros no explica un problema recurrente de liquidación.
- Comprueba que el detalle del extracto suma su total.
- Relaciona el extracto con el pago registrado.
- Comprueba el estado de la transferencia y la referencia bancaria real.
- Clasifica la diferencia por fecha, importe, moneda o vínculo ausente.
- Conserva las filas justificativas y resuelve la incidencia sin cambiar los datos originales.
¿Qué conviene automatizar cuando el proceso manual ya funciona?
Automatiza la obtención y los emparejamientos repetibles solo después de entender las relaciones entre registros. Los controles útiles son la integridad, la detección de duplicados y las incidencias visibles. Un sistema que genera un total limpio pero descarta reembolsos sin relacionar es menos fiable que una pequeña hoja conciliada.
Conserva una forma de recalcular el periodo cuando lleguen ajustes posteriores. La cuestión operativa no es reproducir exactamente la exportación de ayer, sino incorporar cada nuevo evento sin sobrescribir ni duplicar los anteriores.