Constituez un ensemble de documents contrôlé
Récupérez le PDF et le tableur détaillé de la facture dans « Finances > Factures » et l’« Historique des exports ». Consignez le numéro de facture, l’entité émettrice, le destinataire, la devise, la période de facturation et les totaux. Gardez les fichiers originaux inchangés et effectuez les transformations dans une copie de travail.
Les instructions de facturation consultées décrivent des factures mensuelles de commission généralement disponibles autour du 15 du mois suivant. Leur périmètre de pays ne comprend pas la Grèce. Confirmez le parcours dans le compte réel lorsque la boutique se trouve hors de ce périmètre publié.
Associez chaque type de frais inclus avant de rapprocher les commandes
Séparez la commission de plateforme, l’expédition et les autres composantes réellement présentes dans le document. Alignez les totaux hors taxes, de taxes et TTC en utilisant les libellés du PDF. Ne comparez pas un montant net dans un fichier à un montant TTC dans un autre pour qualifier l’écart de surfacturation.
Utilisez autant que possible les détails de commande propres à la facture. Un export large de règlements sélectionné par date de versement peut couvrir une autre population, et les frais liés aux remboursements peuvent nécessiter un traitement distinct d’ajustement ou d’avoir.
| Contrôle | Éléments devant concorder | Écart courant à examiner |
|---|---|---|
| Entité et boutique | Émetteur / destinataire / compte corrects | Mauvaise boutique nationale ou entité juridique |
| Devise | Même devise d’origine | Rapport de gestion converti |
| Période | Même population facturée | Filtre par date de commande ou de versement à la place |
| Périmètre des frais | Mêmes composantes incluses | Expédition omise ou commission en double |
| Présentation fiscale | Même base hors taxes / taxes / TTC | Montant TTC comparé au montant hors taxes |
| Identité du document | Identifiant unique de facture / avoir | Import en double ou document associé manquant |
Écart illustratif dû à l’omission des frais d’expédition
Supposons qu’un PDF totalise €150 sur une base fiscale cohérente, composés de €120 de commission et de €30 d’expédition. Un tableur de travail ne contient que la commission et totalise €120. L’écart de €30 se résout en intégrant la composante expédition, pas en modifiant le taux de commission.
Supposons maintenant que les deux composantes soient présentes, mais que le total soit de €148. Les €2 restants doivent être examinés séparément. Les vérifications possibles portent sur une ligne manquante, un avoir associé, un filtre de doublons ou un arrondi ; aucune cause n’est établie avant d’être étayée par les documents.
Écart de contrôle de facture = total comparable du PDF − somme des détails comparables associés ; premier écart illustratif = €150 − €120 = €30Reliez la facture aux commandes sans comptabiliser deux fois la dépense
Si le registre opérationnel enregistre déjà les commissions à partir des transactions de règlement, la facture doit justifier ou rapprocher cette dépense selon la procédure comptable. La comptabiliser à nouveau sans vérifier les écritures existantes peut doubler la charge.
Conservez le numéro de facture et les clés de transaction dans les correspondances de travail. Lorsqu’une composante de facture couvre de nombreuses commandes, préservez ce lien de plusieurs commandes vers une facture au lieu de recopier le total intégral de la facture sur chaque commande.
- Validez l’identité et le périmètre du PDF.
- Additionnez les détails de frais par composante et par base fiscale.
- Expliquez chaque écart significatif avec le PDF.
- Reliez les frais associés aux écritures existantes du registre opérationnel.
- Consignez le rapprochement final et toute exception non résolue.
Comment traiter les documents tardifs après la clôture d’une période ?
Une facture reçue après une clôture de gestion provisoire peut nécessiter une régularisation selon la procédure comptable de l’entreprise. Gardez un lien entre l’estimation antérieure et le document réel pour expliquer l’écart, au lieu de remplacer silencieusement le résultat précédent.
Déterminez quels écarts justifient de rouvrir une période et qui les résout. Le calcul peut chiffrer un montant, mais le seuil de signification comptable, le traitement fiscal et les règles de comptabilisation dépendent de l’entreprise et des exigences applicables.