Reúne un conjunto de documentos controlado
Obtén el PDF y la hoja de detalle de factura desde Finanzas > Facturas y el historial de exportaciones. Registra número de factura, entidad emisora, destinatario, moneda, periodo y totales. Mantén intactos los originales y realiza las transformaciones en una copia de trabajo.
Las instrucciones revisadas describen facturas mensuales de comisión que suelen aparecer alrededor del día 15 del mes siguiente. Su lista de países no incluye Grecia. Confirma el proceso en la cuenta real cuando la tienda quede fuera de ese ámbito publicado.
Identifica cada tipo de cargo incluido antes de relacionar pedidos
Separa comisión de plataforma, envío y los demás componentes que aparezcan realmente en el documento. Alinea los totales sin impuestos, de impuestos y con impuestos según las etiquetas del PDF. No compares un importe neto de un archivo con otro con impuestos y llames sobrecargo a la diferencia.
Usa el detalle de pedidos específico de la factura cuando sea posible. Una exportación amplia de liquidaciones filtrada por fecha de pago puede incluir otro conjunto de registros, y las comisiones de reembolsos pueden necesitar su propio ajuste o documento de abono.
| Comprobación | Qué debe coincidir | Desajuste habitual que investigar |
|---|---|---|
| Entidad y tienda | Emisor / destinatario / cuenta correctos | Tienda de otro país o entidad jurídica incorrecta |
| Moneda | Misma moneda original | Informe de gestión convertido |
| Periodo | Mismo conjunto de operaciones facturadas | Filtro por fecha de pedido o pago en su lugar |
| Alcance de cargos | Mismos componentes incluidos | Envío omitido o comisión duplicada |
| Presentación fiscal | Misma base neta / impuestos / bruta | Importe con impuestos comparado con uno neto |
| Identidad del documento | Identidad única de factura / abono | Importación duplicada o documento relacionado ausente |
Diferencia hipotética por omitir el envío
Supongamos un PDF de €150 con una base fiscal coherente, compuesto por €120 de comisión y €30 de envío. Una hoja de trabajo incluye solo comisiones y suma €120. La diferencia de €30 se resuelve incorporando el componente de envío, no cambiando el porcentaje de comisión.
Supongamos ahora que ambos componentes están presentes pero el total es €148. Los €2 restantes deben investigarse por separado. Puedes comprobar una fila ausente, un abono relacionado, un filtro duplicado o el redondeo; ninguna explicación queda demostrada hasta que la respalden los documentos.
Diferencia de control de factura = total comparable del PDF − suma del detalle comparable relacionado; primera diferencia hipotética = €150 − €120 = €30Relaciona la factura con los pedidos sin registrar dos veces el gasto
Si el registro operativo ya recoge la comisión a partir de las liquidaciones, la factura debe justificar o conciliar ese gasto según el proceso contable. Registrarla otra vez sin revisar los asientos existentes puede duplicar el cargo.
Conserva el número de factura y las claves de operación en la relación de trabajo. Si un componente abarca muchos pedidos, conserva esa relación de varios a uno en lugar de copiar el total de factura en cada pedido.
- Valida la identidad y el alcance del PDF.
- Suma el detalle de cargos por componente y base fiscal.
- Explica cada diferencia relevante con el PDF.
- Relaciona los cargos identificados con los asientos existentes del registro operativo.
- Registra la conciliación final y las incidencias pendientes.
¿Cómo deben afectar los documentos tardíos a un periodo cerrado?
Una factura recibida después de un cierre de gestión provisional puede exigir regularizar la estimación según el proceso contable del negocio. Conserva vinculados la estimación anterior y el documento real para explicar la diferencia, en lugar de sustituir silenciosamente el resultado previo.
Decide qué diferencias justifican reabrir un periodo y quién las resuelve. El cálculo cuantifica el importe, pero la importancia relativa contable, el tratamiento fiscal y la política de registro dependen del negocio y de los requisitos aplicables.