Reúna um conjunto de documentos controlado
Obtenha o PDF e a folha de cálculo com o detalhe da fatura em Finanças > Faturas e Histórico de exportações. Registe o número da fatura, a entidade emitente, o destinatário, a moeda, o período de faturação e os totais. Mantenha os ficheiros originais sem alterações e faça as transformações numa cópia de trabalho.
As instruções de faturação consultadas indicam que as faturas mensais de comissão surgem geralmente por volta do dia 15 do mês seguinte. A lista de países abrangidos não inclui a Grécia. Confirme o procedimento na conta efetiva quando a loja estiver fora desse âmbito publicado.
Identifique cada tipo de taxa incluído antes de associar as encomendas
Separe a comissão da plataforma, o envio e quaisquer outros componentes efetivamente presentes no documento. Alinhe os totais sem impostos, os impostos e os totais com impostos de acordo com as designações do PDF. Não compare um montante líquido num ficheiro com um montante com impostos noutro para concluir que houve uma cobrança excessiva.
Sempre que possível, use o detalhe das encomendas específico da fatura. Uma exportação geral de liquidações filtrada pela data da transferência pode abranger outro conjunto de movimentos, e as taxas relacionadas com reembolsos podem exigir um ajuste próprio ou um documento de crédito.
| Controlo | O que deve coincidir | Diferença frequente a investigar |
|---|---|---|
| Entidade e loja | Emitente / destinatário / conta corretos | Loja de outro país ou entidade jurídica incorreta |
| Moeda | A mesma moeda original | Relatório de gestão convertido noutra moeda |
| Período | O mesmo conjunto de movimentos faturados | Filtro pela data da encomenda ou da transferência |
| Âmbito das taxas | Os mesmos componentes incluídos | Envio omitido ou comissão duplicada |
| Apresentação dos impostos | A mesma base líquida / impostos / bruta | Montante com impostos comparado com um montante líquido |
| Identificação do documento | Identificador único da fatura / documento de crédito | Importação duplicada ou documento relacionado em falta |
Exemplo de diferença causada pela omissão do envio
Suponha que um PDF totaliza €150 numa base fiscal consistente, compostos por €120 de comissão e €30 de envio. Uma folha de cálculo de trabalho inclui apenas a comissão e totaliza €120. A diferença de €30 resolve-se incluindo o componente de envio na correspondência, não alterando a taxa de comissão.
Agora suponha que ambos os componentes estão presentes, mas o total é de €148. Os €2 restantes têm de ser investigados separadamente. As verificações possíveis incluem uma linha em falta, um crédito relacionado, um filtro de duplicados ou arredondamentos; nenhuma causa está confirmada até existir suporte documental.
Diferença no controlo da fatura = total comparável do PDF − soma do detalhe comparável associado; primeira diferença ilustrativa = €150 − €120 = €30Associe a fatura às encomendas sem registar a despesa duas vezes
Se o registo operacional já incluir a comissão a partir das transações de liquidação, a fatura deve documentar ou reconciliar essa despesa segundo o processo contabilístico. Lançá-la novamente sem verificar os registos existentes pode duplicar o encargo.
Mantenha o número da fatura e as chaves das transações no mapa de trabalho. Quando um componente da fatura abrange várias encomendas, preserve essa relação de várias encomendas para um componente, em vez de copiar o total integral da fatura para cada encomenda.
- Valide a identificação e o âmbito do PDF.
- Some o detalhe das taxas por componente e base fiscal.
- Explique todas as diferenças relevantes em relação ao PDF.
- Associe as taxas identificadas aos lançamentos existentes no registo operacional.
- Registe a reconciliação final e as exceções que continuem por resolver.
Como devem os documentos tardios afetar um período encerrado?
Uma fatura recebida depois de um fecho de gestão provisório pode exigir um acerto de acordo com o processo contabilístico da empresa. Mantenha a estimativa anterior ligada ao documento efetivo para explicar a diferença, em vez de substituir silenciosamente o resultado anterior.
Defina que divergências justificam reabrir um período e quem as resolve. O cálculo permite quantificar um montante, mas a materialidade contabilística, o tratamento fiscal e as regras de lançamento dependem da empresa e dos requisitos aplicáveis.