Stellen Sie einen kontrollierten Dokumentensatz zusammen
Rufen Sie PDF und Tabelle mit Rechnungsdetails unter „Finanzen > Rechnungen“ und im Exportverlauf ab. Erfassen Sie Rechnungsnummer, ausstellendes Unternehmen, Empfänger, Währung, Abrechnungszeitraum und Summen. Bewahren Sie die Originaldateien unverändert auf und führen Sie Umformungen in einer Arbeitskopie durch.
Die geprüfte Rechnungsanleitung beschreibt monatliche Provisionsrechnungen, die in der Regel um den 15. des Folgemonats erscheinen. Ihr aufgeführter Ländergeltungsbereich umfasst Griechenland nicht. Prüfen Sie den Ablauf im tatsächlichen Konto, wenn der Shop außerhalb dieses veröffentlichten Geltungsbereichs liegt.
Ordnen Sie jede enthaltene Gebührenart zu, bevor Sie Bestellungen abgleichen
Trennen Sie Plattformprovision, Versand und weitere tatsächlich vorhandene Rechnungsbestandteile. Gleichen Sie Nettobeträge, Steuerbeträge und Bruttobeträge anhand der PDF-Bezeichnungen ab. Vergleichen Sie nicht den Nettobetrag einer Datei mit einem Betrag einschließlich Steuer in einer anderen und bezeichnen die Differenz als zu hohe Gebühr.
Verwenden Sie nach Möglichkeit rechnungsspezifische Bestelldetails. Ein allgemeiner Abrechnungsexport mit Filter nach Auszahlungsdatum kann eine andere Grundgesamtheit enthalten. Gebühren zu Erstattungen können eine gesonderte Behandlung als Korrektur oder Gutschrift erfordern.
| Kontrolle | Was übereinstimmen muss | Häufige zu untersuchende Abweichung |
|---|---|---|
| Unternehmen und Shop | Richtiger Aussteller / Empfänger / richtiges Konto | Falscher Ländershop oder falsche juristische Person |
| Währung | Dieselbe Originalwährung | Umgerechneter Managementbericht |
| Zeitraum | Dieselbe Abrechnungsgrundgesamtheit | Stattdessen Filter nach Bestell- oder Auszahlungsdatum |
| Gebührenumfang | Dieselben enthaltenen Bestandteile | Versand fehlt oder Provision doppelt erfasst |
| Steuerdarstellung | Dieselbe Netto-/Steuer-/Bruttobasis | Bruttobetrag mit Nettobetrag verglichen |
| Dokumentidentität | Eindeutige Rechnungs- / Gutschriftidentität | Doppelter Import oder fehlendes zugehöriges Dokument |
Beispiel einer Differenz durch nicht erfasste Versandgebühren
Angenommen, eine PDF weist auf einheitlicher Steuerbasis insgesamt €150 aus, bestehend aus €120 Provision und €30 Versand. Eine Arbeitstabelle enthält nur Provision und summiert sich auf €120. Die Differenz von €30 wird durch Zuordnung des Versandbestandteils geklärt, nicht durch Änderung des Provisionssatzes.
Angenommen, nun sind beide Bestandteile enthalten, die Summe beträgt jedoch €148. Die verbleibenden €2 müssen unabhängig untersucht werden. Mögliche Prüfpunkte sind eine fehlende Zeile, eine zugehörige Gutschrift, ein Duplikatfilter oder Rundung. Keine dieser Ursachen steht fest, bis die Dokumente sie belegen.
Kontrolldifferenz der Rechnung = vergleichbare PDF-Summe − Summe zugeordneter vergleichbarer Details; erste Beispieldifferenz = €150 − €120 = €30Verknüpfen Sie die Rechnung mit Bestellungen, ohne die Ausgabe doppelt zu buchen
Erfasst das betriebliche Buchungsjournal Provisionen bereits aus Abrechnungstransaktionen, sollte die Rechnung diese Ausgabe gemäß dem Buchführungsprozess belegen oder abstimmen. Eine erneute Buchung ohne Prüfung vorhandener Einträge kann die Belastung verdoppeln.
Führen Sie Rechnungsnummer und Transaktionsschlüssel in der Arbeitszuordnung. Umfasst ein Rechnungsbestandteil viele Bestellungen, bewahren Sie diese Zuordnung vieler Bestellungen zu einem Bestandteil auf, statt die gesamte Rechnungssumme jeder Bestellung zuzuweisen.
- Prüfen Sie Identität und Umfang der PDF.
- Summieren Sie Gebührendetails nach Bestandteil und Steuerbasis.
- Erklären Sie jede wesentliche Abweichung zur PDF.
- Verknüpfen Sie die zugeordneten Gebühren mit den vorhandenen Einträgen des betrieblichen Buchungsjournals.
- Dokumentieren Sie den endgültigen Abgleich und offene Ausnahmen.
Wie sollten verspätete Dokumente einen abgeschlossenen Zeitraum beeinflussen?
Eine nach einem vorläufigen Managementabschluss eingehende Rechnung kann eine Anpassung nach dem Buchführungsprozess des Unternehmens erfordern. Verknüpfen Sie die frühere Schätzung mit dem tatsächlichen Dokument, damit die Differenz erklärbar bleibt, statt das vorherige Ergebnis unbemerkt zu ersetzen.
Legen Sie fest, welche Abweichungen die Wiedereröffnung eines Zeitraums rechtfertigen und wer sie klärt. Die Berechnung kann einen Betrag beziffern. Buchhalterische Wesentlichkeit, steuerliche Behandlung und Buchungsrichtlinien hängen jedoch vom Unternehmen und den geltenden Anforderungen ab.