Beginnen Sie mit der Abrechnung statt mit einer Umsatzsumme im Dashboard
Wählen Sie unter „Finanzen > Abrechnungen“ Shop, Währung und Zeitraum der Abrechnungsdaten aus. Die offizielle Berichtsanleitung unterscheidet die Abrechnungsansicht von der Bestellansicht, die alle mit einer Bestellung verknüpften Abrechnungen anzeigen kann. Bewahren Sie den Export als Quelle auf und ergänzen Sie Arbeitsberechnungen gesondert.
Erfassen Sie Abrechnungs-ID, Datum, Status, Abrechnungsbetrag und Auszahlungs- oder Zahlungsreferenz. Verwenden Sie die aktuellen Felddefinitionen des Kontos. Oberflächenbezeichnungen können sich ändern, und die Berichtsanleitung enthält uneinheitliche zusammenfassende Angaben zu den Vorzeichen von Korrekturen. Bewahren Sie jede Transaktion mit ihrem Vorzeichen auf, statt jede Korrektur fest als Abzug zu behandeln.
Klären Sie, welche Frage jeder Datensatz beantwortet
Die Abrechnung erklärt eine Zusammenfassung von Abrechnungsvorgängen. Bestellzeilen erklären die zugrunde liegenden Umsätze, Gebühren und Korrekturen. Der Zahlungsdatensatz erklärt eine versuchte oder abgeschlossene Geldbewegung. Ein Datensatz kann den anderen nicht allein deshalb ersetzen, weil beide denselben Betrag aufweisen.
Bewahren Sie, soweit verfügbar, Bestellerstellungs-, Liefer-, Abrechnungs- und Zahlungsdatum auf. Die EU-Finanzrichtlinie definiert Abrechnungsfristen ab Zustellung mit kontoabhängigen Zeiträumen. Ein Produkt kann bereits zugestellt sein, während die Erlöse noch auf ihre Freigabe warten.
| Datensatz | Zentrale Frage | Nützlicher Zuordnungsschlüssel |
|---|---|---|
| Bestellung / SKU | Welcher Verkauf und welche Kosten erzeugten diesen Betrag? | Bestell-ID + SKU + Vorgang |
| Abrechnung | Welche Vorgänge wurden zur Abrechnung zusammengefasst? | Abrechnungs-ID |
| Zahlung | Welche Überweisung wurde eingeleitet? | Auszahlungs- / Zahlungs-ID |
| Bankbuchung | Welche Überweisung ging in welcher Höhe ein? | Bankreferenz + Währung + Datum |
Beispielhafte Herleitung einer Abrechnung mit späterer Zahlung
Angenommen, die gewählte Abrechnung enthält €1.000 Nettoumsatz, €80 Versandabzüge, €120 Gebühren und eine mit positivem Vorzeichen erfasste Korrektur von €15. Der erwartete Abrechnungsbetrag ist €815. Dies sind frei gewählte Zahlen auf Grundlage des Plattformberichts, kein buchhalterischer Umsatz ohne Umsatzsteuer.
Wird die Zahlung noch bearbeitet, kann eine Abrechnung über €815 intern bereits abgestimmt sein, bevor die Bankgutschrift erscheint. Fasst eine spätere Zahlung weitere Abrechnungen zusammen oder verweist darauf, verwenden Sie die tatsächliche Zuordnung. Gehen Sie nicht von einer festen Beziehung zwischen einer Abrechnung und genau einer Bankbuchung aus.
Beispielhafter Abrechnungsbetrag = €1.000 − €80 − €120 + €15 = €815Untersuchen Sie einen fehlenden oder abweichenden Bankbetrag
Prüfen Sie zuerst Zahlungsstatus und Referenz, danach Währung und Bankdatum. Ein Status wie ausstehend, in Bearbeitung oder fehlgeschlagen beantwortet eine andere Frage als die, ob die Gebührenberechnung korrekt war. Buchen Sie keinen zweiten Verkauf, wenn dieselbe Bestellung in einer späteren Korrektur erneut erscheint.
Trennen Sie bei einer Differenz zeitliche Verschiebungen, fehlende Datensätze, doppelte Importe, Korrekturen mit Vorzeichen und Währungseffekte. Führen Sie ungeklärte Beträge mit ihren ursprünglichen IDs in einer Ausnahmeliste. Ein pauschaler Betrag unter „Sonstiges“ erklärt kein wiederkehrendes Abrechnungsproblem.
- Belegen Sie, dass die Abrechnungsdetails zusammen die Gesamtsumme ergeben.
- Ordnen Sie die Abrechnung der erfassten Auszahlung oder Zahlung zu.
- Prüfen Sie Überweisungsstatus und tatsächliche Bankreferenz.
- Ordnen Sie die Differenz als zeitlich, betragsbezogen, währungsbedingt oder fehlende Verknüpfung ein.
- Bewahren Sie die Belegzeilen auf und klären Sie die Ausnahme, ohne Rohdaten zu verändern.
Was sollte automatisiert werden, sobald der manuelle Ablauf funktioniert?
Automatisieren Sie Abruf und wiederholbare Zuordnung erst, wenn die Beziehungen zwischen den Datensätzen verstanden sind. Nützliche Kontrollen prüfen Vollständigkeit, erkennen Duplikate und machen Ausnahmen sichtbar. Ein System, das eine saubere Summe ausgibt und dabei nicht zugeordnete Erstattungen verwirft, ist weniger verlässlich als eine kleine abgestimmte Arbeitsmappe.
Erhalten Sie die Möglichkeit, einen Zeitraum bei später eintreffenden Korrekturen neu zu verarbeiten. Betrieblich entscheidend ist nicht, ob sich der gestrige Export exakt reproduzieren lässt, sondern ob neue Vorgänge ergänzt werden können, ohne frühere zu überschreiben oder doppelt zu erfassen.