Comece pelo extrato, em vez do total de vendas do painel
Selecione a loja, a moeda e o intervalo de datas dos extratos em Finanças > Extratos. O guia oficial dos relatórios distingue a vista por extrato da vista por encomenda, que pode mostrar todos os extratos associados a uma encomenda. Preserve o ficheiro exportado como fonte original e faça os cálculos de trabalho separadamente.
Registe o identificador, a data e o estado do extrato, o montante da liquidação e a referência da transferência ou do pagamento. Use as definições atuais dos campos da conta: os nomes apresentados na interface podem mudar, e o guia dos relatórios contém uma notação de síntese inconsistente para os sinais dos ajustes. Preserve o sinal de cada transação, em vez de tratar sistematicamente todos os ajustes como deduções.
Saiba a que pergunta responde cada registo
O extrato explica um conjunto de movimentos de liquidação. As linhas de encomenda explicam as vendas, as taxas e os ajustes que lhe deram origem. O registo do pagamento explica uma movimentação de fundos tentada ou concluída. Um registo não substitui outro apenas por apresentar o mesmo montante.
Guarde, quando disponíveis, as datas de criação da encomenda, entrega, extrato e pagamento. A política financeira da UE define os prazos de liquidação a partir da entrega, com períodos que dependem da conta. Um produto pode já ter sido entregue enquanto o valor da venda continua a aguardar disponibilização.
| Registo | Pergunta principal | Chave útil para correspondência |
|---|---|---|
| Encomenda / SKU | Que venda e custos geraram este montante? | Identificador da encomenda + SKU + movimento |
| Extrato | Que movimentos foram agrupados numa liquidação? | Identificador do extrato |
| Pagamento | Que transferência foi iniciada? | Identificador da transferência / pagamento |
| Movimento bancário | Que transferência chegou e qual foi o montante? | Referência bancária + moeda + data |
Exemplo de apuramento de um extrato com pagamento posterior
Suponha que o extrato selecionado contém €1 000 de vendas líquidas, €80 de deduções de envio, €120 de taxas e um ajuste positivo de €15. A liquidação esperada é de €815. São valores fictícios apresentados segundo a base do relatório da plataforma, não receita contabilística sem impostos.
Se o pagamento ainda estiver em processamento, um extrato de €815 pode estar internamente reconciliado antes de o crédito aparecer no banco. Se um pagamento posterior agrupar ou referenciar outros extratos, use a correspondência efetiva, em vez de assumir que cada extrato corresponde a um único movimento bancário.
Liquidação ilustrativa = €1 000 − €80 − €120 + €15 = €815Investigue um montante bancário em falta ou diferente
Verifique primeiro o estado e a referência do pagamento e depois a moeda e a data bancária. Um estado pendente, em processamento ou falhado responde a uma pergunta diferente da correção do cálculo das taxas. Não registe uma segunda venda quando a mesma encomenda reaparecer num ajuste posterior.
Para explicar uma diferença, separe os desfasamentos temporais, os registos em falta, as importações duplicadas, os ajustes com sinal e os efeitos cambiais. Mantenha os montantes por resolver numa lista de exceções com os identificadores de origem; um valor genérico em Outros não explica um problema recorrente de liquidação.
- Confirme que a soma das linhas do extrato corresponde ao respetivo total.
- Associe o extrato à transferência ou ao pagamento registado.
- Verifique o estado da transferência e a referência bancária efetiva.
- Classifique a diferença como desfasamento temporal, montante, moeda ou ligação em falta.
- Guarde as linhas de suporte e resolva a exceção sem alterar os dados originais.
O que automatizar depois de o processo manual funcionar?
Automatize a recolha e as correspondências repetíveis só depois de compreender as relações entre os registos. Os controlos úteis são a integralidade dos dados, a deteção de duplicados e a visibilidade das exceções. Um sistema que apresenta um total organizado mas exclui reembolsos sem correspondência é menos fiável do que um pequeno ficheiro de cálculo reconciliado.
Mantenha a possibilidade de voltar a processar o período quando chegarem ajustes posteriores. A questão operacional não é saber se a exportação de ontem pode ser reproduzida exatamente, mas se cada novo movimento pode ser acrescentado sem reescrever ou duplicar os anteriores.